Wichtige Informationen für Gründer:innen zu Haftung, Flexibilität und Steuern im Einzelunternehmen
Einzelunternehmen gründen: Chancen, Risiken und rechtliche Grundlagen für Gründer
Das Einzelunternehmen ist für viele Gründer:innen und Startups der einfachste Weg in die Selbstständigkeit. Es lässt sich schnell gründen, ist flexibel gestaltbar und verursacht vergleichsweise geringe Kosten. Gleichzeitig bringt diese Unternehmensform rechtliche und steuerliche Besonderheiten mit sich, die frühzeitig bedacht werden sollten. Der folgende Beitrag gibt einen praxisnahen Überblick über die wichtigsten Aspekte des Einzelunternehmens angefangen bei der Gründung über die Haftung bis hin zu Buchhaltung und Steuern.
Was ist ein Einzelunternehmen?
Von einem Einzelunternehmen spricht man, wenn eine Person allein ein Unternehmen betreibt und nach außen auftritt. Es handelt sich nicht um eine eigene juristische Person, sondern um eine natürliche Person, die unternehmerisch tätig ist. Diese Unternehmensform ist besonders bei Freiberuflern, Gewerbetreibenden und Startups in der frühen Phase beliebt. Freilich kann auch ein Einzelunternehmen Mitarbeiter:innen bzw. Angestellte haben. Die wirtschaftliche Zuordnung bleibt allerdings bei dem Einzelunternehmer oder der Einzelunternehmerin. Diese kann man untechnisch als "Gesellschafter:innen des Einzelunternehmens" betrachten.
Gründung eines Einzelunternehmens
Die Gründung eines Einzelunternehmens ist vergleichsweise einfach. In vielen Fällen reicht bereits die Aufnahme der Geschäftstätigkeit aus. Wer ein Gewerbe betreibt, muss das Einzelunternehmen beim zuständigen Gewerbeamt anmelden. Freiberufler, wie etwa Berater:innen, Künstler:innen oder Designer:innen, Musiker:innen, aber auch Rechtsanwalt:innen, Steuerberater:innen, Ärzt:innen etc., benötigen in der Regel keine Gewerbeanmeldung. Allerdings muss jedes Einzelunternehmen die Tätigkeit direkt beim Finanzamt anmelden (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung). Bereits in der Gründungsphase sollte geprüft werden, ob die Tätigkeit tatsächlich als freiberuflich einzustufen ist oder als Gewerbe gilt. Eine falsche Einordnung kann später zu Nachzahlungen und rechtlichen Problemen führen.
Eine Eintragung ins Handelsregister ist nur erforderlich, wenn das Unternehmen einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Dann führt das Einzelunternehmen den Zusatz "e.K." ("eingetragener Kaufmann").
Ein großer Vorteil bei der Gründung ist, dass kein Mindestkapital gesetzlich vorgeschrieben ist.. Das senkt die Einstiegshürde erheblich und ermöglicht einen schnellen und unkomplizierten Start.
Hohe Flexibilität im Geschäftsalltag
Das Einzelunternehmen bietet ein hohes Maß an Flexibilität. Der Einzelunternehmer oder die Einzelunternehmerin trifft alle Entscheidungen selbst und ist nicht an Mitgesellschafter:innen oder formelle Beschlussfassungen gebunden. Die erwirtschafteten Gewinne können frei verwendet werden, ohne dass Ausschüttungsregeln zu beachten sind.
Auch organisatorisch ist diese Unternehmensform schlank. Änderungen des Geschäftsmodells, neue Tätigkeitsfelder oder ein Ortswechsel lassen sich meist unkompliziert umsetzen. Gerade für Startups, die ihr Produkt oder ihre Dienstleistung noch entwickeln, ist diese Beweglichkeit ein wesentlicher Vorteil. Gleichzeitig bedeutet diese Freiheit aber auch, dass sämtliche Verantwortung bei dem Einzelunternehmer oder der Einzelunternehmerin selbst liegt. Dies sowohl wirtschaftlich als auch rechtlich.
Haftung als zentrales Risiko des Einzelunternehmens
Ein wesentlicher Nachteil, wenn nicht der Bedeutendste Nachteil des Einzelunternehmens ist die unbeschränkte Haftung. Der Einzelunternehmer bzw. die Einzelunternehmerin haftet für alle Verbindlichkeiten des Unternehmens mit dem gesamten privaten Vermögen. Dazu zählen nicht nur Betriebsmittel, sondern auch private Ersparnisse oder Immobilien. Denn anders als bei einer Kapitalgesellschaft (UG, GmbH oder AG), gibt es keine Haftungsbeschränkung durch Kapitaleinlagen.
Dieses Haftungsrisiko sollte keinesfalls unterschätzt werden. Insbesondere bei langfristigen Verträgen, hohen Investitionen, Aufnahme von Kapital (Investoren, Darlehen, etc.), Personalverantwortung, haftungsträchtigen Dienstleistungen oder Produkten sollte dies mit in die Waagschale geworfen werden.
Die Risiken lassen sich jedoch durch Versicherungen, klare Vertragsgestaltung und ein bewusstes Risikomanagement um ein vielfaches reduzieren. Wer jedoch bereits bei Gründung absehen kann, dass das Geschäftsmodell direkt zu Beginn mit höheren Haftungsrisiken verbunden ist, sollte prüfen, ob nicht eine Haftungsbeschränkte Unternehmensform sinnvoller wäre. Sollten die Haftungsrisken erst später im Geschäftsverlauf steigen, kann grundsätzlich jederzeit einen Wandel in einer haftungsbeschränkte Gesellschaftsform wechseln. Hier sollten jedoch Fachleute zu Rate gezogen werden.
Weniger Aufwand, aber klare Pflichten bei der Buchhaltung
Die Buchhaltung im Einzelunternehmen ist in der Regel weniger aufwendig als bei Kapitalgesellschaften. Solange bestimmte Umsatz- oder Gewinngrenzen nicht überschritten werden, genügt eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Eine doppelte Buchführung (Bilanz und Gewinn und Verlustrechnung) mit Jahresabschluss ist dann nicht erforderlich.
Trotzdem bestehen klare buchhalterische Pflichten. Allem voran steht die ordnungsgemäße Aufzeichnung aller Einnahmen und Ausgaben, die (digitale) Aufbewahrung von Belegen und Rechnungen, Umsatzssteuervoranmeldungen (sofern nicht hiervon ausgenommen) sowie Erstellung einer jährlichen Steuererklärung und Jahresumsatzsteuererklärung.
Sobald das Einzelunternehmen im Handelsregister eingetragen ist oder bestimmte Schwellen überschreitet, gelten strengere Buchführungsanforderungen.
Generell gilt, eine saubere Buchhaltung von Anfang an spart Zeit, Kosten und Diskussionen mit dem Finanzamt. Digitale Buchhaltungslösungen können gerade für Gründer:innen eine sinnvolle Unterstützung sein.
Steuern im Einzelunternehmen
Steuerlich ist das Einzelunternehmen eng mit der Person des Unternehmers verbunden. Die wichtigsten Steuerarten des Einzelunternehmens sind:
Einkommensteuer
Der Gewinn des Einzelunternehmens unterliegt der (persönlichen) Einkommensteuer. Er wird mit dem persönlichen Steuersatz des Unternehmers oder der Unternehmerin versteuert, unabhängig davon, ob der Gewinn im Unternehmen verbleibt oder privat verwendet wird.
Gewerbesteuer
Gewerbetreibende zahlen Gewerbesteuer, wobei ein Freibetrag besteht. Freiberufler:innen sind von der Gewerbesteuer befreit. Die gezahlte Gewerbesteuer kann teilweise auf die Einkommensteuer angerechnet werden.
Umsatzsteuer
Einzelunternehmen sind grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig. Unter bestimmten Voraussetzungen kann jedoch die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) in Anspruch genommen werden. Dann wird keine Umsatzsteuer (bis zu einer gewissen Umsatzgrenze) erhoben, allerdings besteht auch kein Vorsteuerabzug.
Welche steuerliche Gestaltung grundsätzlich sinnvoll ist, hängt stark vom Geschäftsmodell, den Umsätzen und der Zielgruppe ab. Steuerliche Entscheidungen zu Beginn haben oft langfristige Auswirkungen. Eine frühzeitige steuerliche Beratung kann helfen, unnötige Steuerbelastungen zu vermeiden.
Für wen ist das Einzelunternehmen geeignet?
Das Einzelunternehmen eignet sich besonders für, Gründer:innen mit überschaubarem Startkapital und niedrigem bis höchstens moderatem Haftungsrisiko, Solo-Selbstständige und Freiberufler:innen, Startups in der frühen Test- oder Aufbauphase.
Wächst das Unternehmen, steigen Umsätze oder Risiken, kann ein Wechsel der Unternehmensform sinnvoll werden. Das Einzelunternehmen ist daher häufig ein guter Einstieg, aber nicht immer die dauerhafte Lösung.